mySNF – in zehn Jahren zum Herzstück aller Prozesse

Im Jahr 2011 hatte der SNF endgültig das papierlose Zeitalter eingeläutet: Durch die Einführung der vollumfänglich elektronischen Abwicklung und Begleitung von Gesuchen und bewilligten Projekten via die Plattform mySNF gehörten nun auch die letzten Formulare auf Papier der Vergangenheit an. Ab sofort konnten sich die Forschenden den Papierkram inklusive Gang zum Postschalter gänzlich ersparen und alles rund um ihre SNF-Gesuche und -Projekte effizient online managen und erledigen.

«Doch der Weg vom papierbasierten Verwaltungssystem hin zum vernetzten Online- System mit vielfältigen Prozessleit- und Informationsfunktionen war ein langer», so Mario Andenmatten, Leiter der Abteilung IT Business Services. Von der Gründerzeit in den 50er Jahren bis 1972 dominierte beim SNF wie überall die Schreibmaschine – davon zeugen auch heute noch die umfangreichen Papierarchive in den unteren Stöcken der SNF-Gebäude. 1972 kündigte sich dann gemäss Andenmatten das digitale Zeitalter an: «Die Einführung eines Lochkarten-Systems ermöglichte dem SNF erstmals, Daten strukturiert zu speichern und zu verarbeiten.» Das erste eigentliche Daten-Management-System liess nochmals zehn Jahre auf sich warten (1982), bis schliesslich 1991 ein leistungsfähigeres Computer-System zur Datenverwaltung beim SNF Einzug hielt.

Durch stetige Weiterentwicklung seiner Verwaltungssysteme, die sich zunächst ziemlich genau im Zehn-Jahres-Rhythmus vollzog, konnte der SNF den Anteil der «papierlosen » Dossiers bis zum Beginn des neuen Jahrtausends kontinuierlich steigern. «Doch das Papier regierte auch weiterhin und noch für längere Zeit», blickt Benjamin Rindlisbacher, Leiter der Abteilung Daten und Systeme, zurück. So mussten die auf Papier eingereichten Gesuche von Hand für die bestehenden Verwaltungssysteme abgetippt werden, mit entsprechenden Fehlerquellen und hohem manuellem Aufwand. Und vieles im Abwicklungsprozess lief via Post und Fax – so war bei den Gesuchen im Hinblick auf die Eingabefrist der Poststempel massgeblich. «Zudem war das Nachfassen und Auswerten von Daten mit langfädigen Prozessen verbunden», so Rindlisbacher.

Doch ab der Jahrtausendwende beschleunigte sich die Entwicklung mit der fortschreitenden Digitalisierung auch beim SNF rasant. Zwischen 2002 und 2012 folgten sich die Entwicklungsschritte beim Verwaltungssystem Schlag auf Schlag. Die Meilensteine waren dabei die Einführung der neuen elektronischen Gesuchsadministration (2002), die Eröffnung der Web-Plattform mySNF für Forschende (2007) und Gutachtende (2008) sowie die Aufschaltung der neuen Forschungsdatenbank P3 (2012). P3 bietet heute öffentlich zugängliche Informationen zu rund 65’000 geförderten Projekten und über 90’000 involvierten Forschenden und schafft so umfassende Transparenz bezüglich der Förderungstätigkeit des SNF. Die Datenbank ist seit 2016 an das Portal opendata.swiss angebunden, wo Behördendaten kostenlos verfügbar sind.

Die beim Start noch als reines Einreicheportal für die Forschenden dienende Plattform mySNF wurde bereits ab 2008 kontinuierlich weiter ausgebaut. «Heute deckt mySNF mit der Abwicklung von Gesuchseingabe und -evaluation sowie dem Lifetime- Management der Projekte praktisch die ganzen Prozesse rund um die Forschungsförderung ab, was ziemlich einmalig ist», hält Benjamin Rindlisbacher fest. Vor dem Hintergrund stetig gestiegener Gesuchszahlen und Anforderungen bedeute dies für die Geschäftsstelle des SNF zwar nicht unbedingt weniger, aber auf jeden Fall weniger mühselige Arbeit: «Heute fliessen mehr Ressourcen in die Qualität. Mit der Digitalisierung wurden die Erfassung und das Management der Gesuchs- und Projektdaten viel effizienter und deutlich weniger fehleranfällig.» Dabei sei das Credo: Daten nur einmal erfassen und mehrfach verwenden! Zudem ist mySNF heute das zentrale Instrument für die Organisation der Evaluationsprozesse und die aufwändige weltweite Suche nach Gutachterinnen und Gutachtern für die Gesuche. So wurden 2016 via mySNF annähernd 26’500 Anfragen zur Begutachtung von knapp 3000 Gesuchen versendet. Insgesamt wurden rund 9600 externe Gutachten erstellt.

Die Einführung von mySNF sollte insbesondere auch den Forschenden die administrative Arbeit rund um die Gesuche und Projekte erleichtern. Und auch die Gutachtenden sollten den ganzen Evaluationsprozess mithilfe eines einzigen integrierten Systems effizient bewältigen können. Dennoch bewegt sich mySNF auch in Spannungsfeldern, welche die zunehmende Digitalisierung mit sich bringt: Immer grössere zu steuernde Datenmengen stehen dem allseitigen Bedürfnis nach weniger Administration entgegen. Und das berechtigte Anliegen eines starken Datenschutzes beschränkt die Nutzbarmachung der vorhandenen Daten für unterstützende oder analytische Zwecke. Hier gilt es, im Interesse aller immer wieder das richtige Gleichgewicht zu finden.

«Die stetige technologische Erneuerung der inzwischen zehnjährigen Web-Plattform mySNF ist und bliebt ein Dauerthema», unterstreicht Mario Andenmatten. Auch seien Entwicklungen wie das mobile Arbeiten noch besser zu berücksichtigen. Die durch mySNF unterstützten Prozesse werden zudem laufend optimiert und weiterentwickelt. So füttert der SNF seine Web-Plattform immer mehr auch mit Daten von Partnerorganisationen und Forschungsinstitutionen. «Die Zukunft gehört der Verknüpfung von Daten und Vernetzung von Dienstleistungen über die Grenzen hinweg. So entwickeln wir zurzeit die Integration von ORCID weiter, einer globalen Non-Profit-Informationsplattform für Forschende», erklärt Benjamin Rindlisbacher. Generell gehe bei mySNF die Entwicklung vom Verwaltungssystem zum Informationssystem, vom Hilfsmittel zum Prozessleitsystem und vom lokalen System zum vernetzten Online-Service immer weiter, ist Rindlisbacher überzeugt. Doch das Ziel bleibe stets das gleiche: «Mit dem Einsatz von neuartigen Methoden und Technologien die Forschenden von administrativen Tätigkeiten entlasten, Prozesse optimieren und die Qualität der Forschungsförderung weiter erhöhen!»